POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PORTAL grafilesymallas.com.co Y/O GRAFILES Y MALLAS SAS

1. OBJETO

La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional a la información que tienen todas las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, al igual que los demás derechos, libertades y garantías de las que son titulares, consagrados en el artículo 15 de la Constitución Política. Así las cosas, GRAFILES Y MALLAS SAS, teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje. El derecho al HÁBEAS DATA, es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada, garantizándole a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, GRAFILES Y MALLAS, acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados. En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de GRAFILES Y MALLAS de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, GRAFILES Y MALLAS ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web, correo electrónico, información física, mensajes de texto, mensaje de voz, aplicaciones, llamadas telefónicas, cara a cara, y en general por medio de todos los medios físicos o electrónicos actuales, o que en el futuro se desarrollen, así como por intermedio de terceros que participan en nuestras relaciones comerciales o legales con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados. A la luz de esta política, se entiende de manera general por “Titular” a toda persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento, y específicamente a los clientes, proveedores, y terceros. La presente política de privacidad y protección de datos se ajustará en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.

2. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:                                      

GRAFILES Y MALLAS Tiene la calidad de responsable del tratamiento de datos personales, razón por la cual, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:

Razón social: GRAFILES Y MALLAS S.A.S.

NIT: 830.020.241 -5

Domicilio principal: Km2 vía Siberia-Cota Vereda Vueltagrande Parque Industrial El Sauce, Cota Cundinamarca.

Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el área de Servicio al Cliente a través del correo electrónico ventas@grafilesymallas.com.co

DATOS RECOLECTADOS

Los datos personales que obtenemos, que en todo caso son datos privados que no están disponibles al público, son:

• o Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT).
• o Nombres y Apellidos / Razón Social.
• o Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal o laboral).
• o Direcciones y correo electrónico (personales o laborales).
• o Fax (personal o laboral).

FINALIDADES EN LA CAPTURA Y USO DE DATOS PERSONALES

GRAFILES Y MALLAS en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinadas, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

• o Informar sobre lanzamientos y/o eventos de los diferentes productos.
• o Ofrecer todo tipo de servicios comerciales: promociones, novedades y/o campañas de comunicación, divulgación, publicidad y marketing.
• o Comunicar sobre actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía, y para fines administrativos internos o comerciales tales como: investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios.
• o Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los proveedores de bienes o servicios.
• o Gestionar trámites como solicitudes, quejas y/o reclamos.

En relación con lo anterior, GRAFILES Y MALLAS, podrá ejecutar las siguientes acciones:

• o Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos.
• o Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.
• o Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía.
• o Utilizarlos para fines administrativos internos o comerciales tales como: estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción, ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa.
• o Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.
• o Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
• o Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención.
• o Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
• o Transferir los datos personales a cualquier país o servidor en otro país, siempre que estos proporcionen niveles adecuados de protección de datos.
• o Vinculación como contratista o proveedor.
• o Control y prevención del fraude.
• o Control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• o Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.
• o Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.

En virtud de lo anterior, al aceptar esta Política, los terceros en su calidad de titulares de los datos personales, autorizan a GRAFILES Y MALLAS, sin que ello de lugar al pago de contraprestación alguna, para que los utilice de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, de datos personales, para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente. Por su parte quienes suministren a GRAFILES Y MALLAS datos personales de sus beneficiarios, dependientes, empleados, directivos o accionistas declaran que cuentan con la autorización previa por parte de aquellos para darles tal tratamiento. GRAFILES Y MALLAS podrá actuar como responsable o encargado del dato personal, dependiendo la finalidad para la cual se haya obtenido el mismo, por lo que se compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual GRAFILES Y MALLAS, sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación: El titular de los datos podrá conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información suministrada, igualmente podrá ejercer su derecho a revocar la autorización suministrada para su tratamiento a GRAFILES Y MALLAS, a través de los canales dispuestos para tal propósito: a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes, peticiones, quejas y reclamos a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información. Para hacer efectivos sus derechos, podrán: Enviar una solicitud al correo electrónico ventas@grafilesymallas.com.co  o llamando al número telefónico 8766248, o a través de carta dirigida a Gestión Administrativa a la dirección Km2 vía Siberia-Cota Vereda Vueltagrande Parque Industrial el Sauce, Cota Cundinamarca.

Dicha solicitud debe incluir mínimo los siguientes datos:

• o Nombres y apellidos / Razón Social
• o Tipo y número de documento de identificación (Cedula de ciudadanía o extranjería, o, NIT)
• o Cargo / Ocupación
• o Teléfonos fijos o celulares de contacto (ciudad)
• o Correo electrónico
• o Asunto: Base de Datos

4. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

Consultas
Una vez recibida la solicitud o petición, el solicitante recibirá una respuesta por parte de GRAFILES Y MALLAS dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:
Cuando para el ejercicio de los derechos del titular, aquel considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de actualización, corrección o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamentan, podrá presentar un reclamo ante GRAFILES Y MALLAS a través de los canales previamente mencionados. Se seguirá el siguiente procedimiento de atención: 1. Presentación de la solicitud. 2. Si el reclamo resulta incompleto, GRAFILES Y MALLAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y/o complete la información. 3. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del envío del requerimiento del numeral anterior, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 4. Si GRAFILES Y MALLAS no es competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. 7. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5. PROTECCIÓN DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, GRAFILES Y MALLAS asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice GRAFILES Y MALLAS deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

6. PROTECCIÓN DE DATOS SENSIBLES

GRAFILES Y MALLAS se obliga a salvaguardar el interés vital, los derechos constitucionales, legales y convencionales y las garantías con que cuentan los titulares de datos sensibles. Entiéndase por datos sensibles, todos aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

TRATAMIENTO Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Contamos con procedimientos y estándares de seguridad que nos permiten: recabar, trasmitir, almacenar, administrar, consultar y usar la información personal, mediante protocolos seguros. El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer y aceptar que sus datos personales pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información. GRAFILES Y MALLAS se reserva el derecho a modificar sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales en cualquier momento y de manera unilateral. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los terceros relacionados desde su publicación en el canal correspondiente.

La presente política de privacidad entra en vigencia desde el día de su publicación.

GUILLERMO NUÑEZ RODRIGUEZ

REPRESENTANTE LEGAL